Politique de confidentialité

Document public destiné aux utilisateurs, marchands, partenaires techniques et partenaires de paiement.

Objet du document : la présente politique explique comment AmaPay collecte, utilise, protège, conserve et partage les données personnelles dans le cadre du service AmaPay Garantie. Elle complète les Conditions Générales d’Utilisation de la plateforme.

1. Objet et champ d’application

La présente Politique de confidentialité s’applique à l’utilisation de la plateforme AmaPay Garantie, solution de sécurisation des transactions entre clients et marchands. Elle concerne les visiteurs, clients, marchands, administrateurs, agents de support et tout utilisateur autorisé de la plateforme.

AmaPay traite les données personnelles uniquement pour fournir le service, sécuriser les transactions, prévenir la fraude, gérer les litiges, satisfaire aux obligations de conformité et améliorer l’expérience utilisateur.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est AmaPay, représenté par son promoteur ou représentant légal. Pour la phase MVP, AmaPay est exploité sous le statut d’entreprise individuelle, avec une évolution juridique prévue au fur et à mesure du développement de l’activité.

Nom commercial | AmaPay / AmaPay Garantie

Représentant | AMADIDJE Azandégbé Goz Aranud Junior

3. Données collectées

AmaPay peut collecter les catégories de données suivantes, selon le profil de l’utilisateur et les fonctionnalités utilisées :

• Données d’identification : nom, prénoms, raison sociale, dénomination commerciale, pièce d’identité si nécessaire, informations KYC pour les marchands.

• Données de contact : numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse géographique ou localisation commerciale.

• Données de compte : identifiants de connexion, rôle utilisateur, statut du compte, date de création, acceptation des CGU et de la politique de confidentialité.

• Données de transaction : référence AmaPay, montant, devise, description du deal, statut du paiement, statut de livraison, code de réception, statut de payout ou remboursement.

• Données de paiement : moyen de paiement choisi, identifiants techniques de transaction communiqués par les opérateurs de paiement, statut des webhooks, références de réconciliation.

• Données de litige : réclamations, preuves de livraison, commentaires, documents, photos, décisions de résolution, historique des actions.

• Données techniques : adresse IP, type d’appareil, navigateur, journaux de connexion, horodatage des actions, user-agent et traces de sécurité.

• Données de support : messages, demandes d’assistance, historique des échanges et pièces jointes transmises volontairement.

4. Données sensibles et minimisation

AmaPay ne demande pas de données sensibles lorsque cela n’est pas nécessaire au fonctionnement du service ou à la conformité. Les utilisateurs sont invités à ne pas transmettre de documents ou informations non requis. Lorsqu’une pièce justificative est nécessaire, AmaPay limite la collecte aux informations utiles à la vérification, à la sécurité ou au traitement du dossier.

5. Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• création et gestion des comptes clients et marchands ;

• vérification de l’identité et du profil marchand lorsque requis ;

• création, suivi et sécurisation des transactions garanties ;

• intégration avec les moyens de paiement et partenaires techniques ;

• confirmation de paiement, suivi de livraison, validation de réception et déclenchement des reversements ;

• gestion des litiges, réclamations, remboursements et preuves ;

• prévention de la fraude, du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et des usages interdits ;

• journalisation, audit interne, réconciliation comptable et contrôle opérationnel ;

• assistance utilisateur, support technique et amélioration du service ;

• respect des obligations légales, fiscales, contractuelles et demandes légitimes des autorités ou partenaires de paiement.

6. Base juridique et fondement du traitement

Les traitements reposent notamment sur :

• l’exécution du contrat de service entre AmaPay et l’utilisateur ;

• le consentement de l’utilisateur pour la création de compte, l’acceptation des CGU et certaines communications ;

• l’intérêt légitime d’AmaPay à sécuriser la plateforme, prévenir les fraudes et traiter les litiges ;

• le respect des obligations légales, fiscales, de conformité, de lutte contre le blanchiment et de coopération avec les prestataires de paiement.

7. Partage des données

AmaPay peut partager certaines données strictement nécessaires avec :

• les opérateurs et partenaires de paiement, notamment pour l’encaissement, la confirmation de paiement, le remboursement ou le reversement ;

• les prestataires techniques d’hébergement, de messagerie, de sécurité, d’analyse ou de support ;

• les marchands et clients impliqués dans une transaction, uniquement pour les informations utiles au traitement du deal ;

• les banques, institutions financières ou partenaires de conformité si nécessaire ;

• les autorités administratives, judiciaires, fiscales ou réglementaires lorsque la loi l’exige ;

• les conseils professionnels d’AmaPay, sous obligation de confidentialité.

AmaPay ne vend pas les données personnelles de ses utilisateurs. Les données ne sont partagées qu’en lien avec le fonctionnement du service, la sécurité, la conformité ou l’exécution d’une obligation contractuelle ou légale.

8. Données partagées avec Wave et autres prestataires de paiement

Lorsque l’utilisateur choisit Wave ou un autre moyen de paiement intégré, certaines données de transaction peuvent être transmises au prestataire concerné afin de traiter le paiement, vérifier son statut, gérer les webhooks, assurer la réconciliation ou traiter une réclamation.

Les données concernées peuvent inclure :

• référence de transaction AmaPay ;

• montant et devise ;

• description ou objet de la transaction ;

• identifiants techniques de paiement fournis par le prestataire ;

• statut de paiement, remboursement ou payout ;

• informations minimales nécessaires à la gestion d’une réclamation ou d’un contrôle.

9. Conservation des données

AmaPay conserve les données pendant une durée proportionnée aux finalités poursuivies. À titre indicatif :

Catégorie | Durée indicative | Justification

Compte utilisateur | Durée du compte + délai légal applicable | Gestion du service, support, preuve contractuelle

Transactions et paiements | Jusqu’à 10 ans si requis | Comptabilité, fiscalité, audit, réclamations

Litiges et réclamations | Durée du litige + délai de preuve applicable | Résolution, preuve, défense des droits

Logs techniques | Durée limitée selon risque et sécurité | Sécurité, fraude, diagnostic

Documents KYC marchands | Durée légale ou contractuelle applicable | Conformité, vérification, LBC-FT

Les données peuvent être anonymisées ou supprimées lorsque leur conservation n’est plus nécessaire, sauf obligation légale ou besoin légitime de preuve.

10. Sécurité des données

AmaPay met en place des mesures raisonnables de sécurité technique et organisationnelle, notamment :

• contrôle d’accès par rôle et authentification des comptes ;

• journalisation des actions sensibles ;

• protection des secrets techniques et clés API hors des interfaces publiques ;

• utilisation de connexions sécurisées lorsque disponible ;

• séparation des environnements de production, staging et test ;

• limitation de l’accès aux données aux seules personnes autorisées ;

• sauvegardes, contrôle de disponibilité et procédures de reprise selon le niveau de maturité du service ;

• contrôle manuel des opérations sensibles, notamment les validations de libération ou de remboursement pendant la phase MVP.

11. Confidentialité interne

Les collaborateurs, techniciens, prestataires ou personnes intervenant pour AmaPay ne peuvent accéder aux données personnelles que lorsque cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions. Ils sont tenus à une obligation de confidentialité et ne doivent pas utiliser les données à des fins personnelles ou non autorisées.

12. Droits des utilisateurs

Sous réserve des limites prévues par la loi, l’utilisateur peut demander :

• l’accès à ses données personnelles ;

• la rectification des informations inexactes ou incomplètes ;

• la suppression de certaines données lorsque leur conservation n’est plus justifiée ;

• la limitation ou l’opposition à certains traitements ;

• la portabilité de certaines données lorsque cela est applicable ;

• des informations sur les traitements effectués par AmaPay.

Les demandes doivent être adressées au contact indiqué à la fin du document. AmaPay peut demander une vérification d’identité avant de traiter une demande afin d’éviter toute divulgation non autorisée.

13. Données des mineurs

AmaPay Garantie est destiné aux personnes capables de conclure ou participer à une transaction commerciale conformément au droit applicable. Les mineurs ne doivent pas utiliser le service sans autorisation valable de leur représentant légal. AmaPay peut suspendre un compte lorsqu’un usage non conforme est constaté.

14. Cookies et traceurs

AmaPay peut utiliser des cookies ou technologies similaires pour assurer le fonctionnement de la plateforme, maintenir la session utilisateur, renforcer la sécurité, mesurer l’utilisation du service et améliorer l’expérience. Lorsque des cookies non essentiels sont utilisés, AmaPay mettra en place un mécanisme d’information ou de consentement adapté.

15. Transferts et hébergement

Les données peuvent être hébergées ou traitées par des prestataires techniques situés en Côte d’Ivoire ou dans d’autres juridictions, selon l’infrastructure retenue. AmaPay s’efforce de choisir des prestataires offrant des garanties raisonnables en matière de sécurité, de confidentialité et de disponibilité.

16. Gestion des incidents de sécurité

En cas d’incident susceptible d’affecter la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité des données personnelles, AmaPay prendra les mesures raisonnables pour identifier l’incident, limiter ses effets, corriger la vulnérabilité et informer les personnes ou autorités concernées lorsque cela est requis.

17. Relations avec les marchands

Les marchands utilisant AmaPay Garantie doivent traiter les données des clients uniquement pour l’exécution de la transaction concernée. Ils ne doivent pas utiliser les coordonnées des clients pour des campagnes non autorisées, ni partager ces données avec des tiers sans base valable.

En cas de litige, le marchand peut être invité à fournir des preuves de livraison, d’exécution ou d’échange avec le client. Ces données seront utilisées uniquement pour la gestion de la transaction et la résolution du litige.

18. Transactions interdites et conformité

AmaPay peut refuser, suspendre ou signaler toute transaction suspecte, frauduleuse, interdite ou portant sur des produits ou services non autorisés. Les catégories interdites sont précisées dans les Conditions Générales d’Utilisation d’AmaPay Garantie.

Les données liées à ces contrôles peuvent être conservées pour respecter les obligations de conformité, documenter les décisions internes ou répondre à une demande légitime d’un partenaire de paiement ou d’une autorité compétente.

19. Preuves électroniques et logs

L’utilisateur reconnaît que les traces techniques et données enregistrées par AmaPay peuvent servir de preuve, notamment :

• date et heure de création du compte ;

• date et heure d’acceptation des CGU et de la politique de confidentialité ;

• historique des transactions ;

• statuts de paiement, litige, validation, remboursement ou payout ;

• adresses IP et journaux de connexion ;

• actions effectuées par les utilisateurs et administrateurs autorisés.

20. Mise à jour de la politique

AmaPay peut modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution du service, de la réglementation, des partenaires de paiement ou des exigences de sécurité. En cas de modification importante, l’utilisateur pourra être informé ou invité à accepter la nouvelle version avant de continuer à utiliser certains services.

21. Contact

Pour toute question ou demande relative aux données personnelles :

• E-mail support@amapaygarantie.com

22. Synthèse pour les utilisateurs

AmaPay utilise les données personnelles pour sécuriser les transactions, confirmer les paiements, gérer les livraisons, traiter les litiges, prévenir la fraude et respecter ses obligations de conformité. Les données ne sont pas vendues. Elles peuvent être partagées avec les prestataires de paiement et partenaires techniques uniquement lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service.